I- Paheko : logiciel libre de gestion des adhérents et de comptabilité proposé par l’association Paheko
II- École Paheko : un espace de découverte du logiciel Paheko, mis à disposition par la coordination. Accès à la plateforme https://ecole-paheko.sel-sud-ra.org/ ; Des sessions de découvertes sont proposées à la demande.
III- Extension de comptabilité simplifiée SEL – compta de tresorerie.
Cette extension WordPress permet de tenir les comptes d’une association directement depuis l’administration du site, sans logiciel supplémentaire. Elle suit le principe de la comptabilité de caisse : on enregistre les flux réels d’argent, à leur date d’encaissement ou de paiement.
Ce qu’elle permet
- Journal de trésorerie : recettes, dépenses et virements internes (caisse, banque, HelloAsso), avec filtres par période, type et compte, tri par colonne et export PDF.
- Saisie guidée : type d’opération, moyen de paiement (espèces, CB, chèque, virement/prélèvement, HelloAsso), référence, n° de pièce justificative, informations complémentaires. Le compte concerné est déduit automatiquement du moyen de paiement.
- Rapprochement bancaire : pointage des écritures et vérification du solde pointé avec le relevé de banque.
- Vérification de caisse : date, montant constaté, vérificateur, état validé ou erreur.
- Compte de résultat : recettes et dépenses par catégorie sur la période, avec export PDF.
- Exercices comptables : soldes d’ouverture et clôture avec report automatique sur le nouvel exercice.
- Bloc-notes du trésorier, pour garder les remarques utiles d’une année sur l’autre.
Le lien avec les adhérents
- Les cotisations sont rattachées aux comptes utilisateurs WordPress, avec le numéro d’adhérent (puisque le fichier des adhérents est celui des utilisateurs du WordPress type ‘abonné’ ou rôle personnalisé).
- Une colonne Cotisation (✓ Oui / ✗ Non) apparaît dans la liste des utilisateurs.
- Relances par mail, individuelles ou groupées, avec choix des destinataires et texte modifiable.
- Comptes adhérents : passage à « sans rôle » des comptes sans cotisation sur l’exercice, après vérification de la liste (c’est à dire inactif).
- Chaque adhérent peut vérifier s’il a réglé sa cotisation de l’année (lorsqu’elle a été enregistrée).
- Les droits d’écriture sont attribués à quelques utilisateurs par leur ID, dans les paramètres. Les autres administrateurs consultent sans pouvoir modifier.
- Aucune modification des rôles WordPress : il suffit de mettre à jour la liste d’IDs quand le trésorier change.
- Compatible monosite et multisite : chaque site du réseau garde ses propres comptes.
Pensée pour la passation
Technique
Nécessite WordPress 5.8+ et PHP 7.4+. L’extension crée ses propres tables et se met à jour automatiquement. Le champ ACF du numéro d’adhérent est optionnel : on peut aussi utiliser l’ID utilisateur.
Captures d’écran
Info cotisation dans le fichier des adhérents
